ARES recrute
https://www.ares-ac.be/Description de l'offre
FONCTION
Au sein de l’ARES et sous l’autorité de l’Administrateur et du Directeur de la Coopération Internationale, en tant qu’assistant.e administratif.ve, vous serez amené.e à renforcer pendant 5 mois l’équipe « Mobilité et citoyenneté mondiale » de la Direction de la Coopération internationale. Concrètement, vous apportez un soutien administratif, logistique et financier dans le cadre :
• de l’organisation et du suivi de l’appel à candidatures pour les bourses de Formations internationales ;
• du contrôle financier des programmes de mobilité et de citoyenneté mondiale.
Plus spécifiquement,
Tâche 1 : Analyse administrative des candidatures aux bourses de formations internationales
» Assurer l’analyse de la recevabilité administrative des dossiers (environ 6000) via une plateforme en ligne, selon une procédure et des critères définis ;
» Relayer l’état d’avancement de l’analyse et les éventuels problèmes à la personne responsable de l’appel ;
» Respecter les délais et signaler les besoins en renfort le cas échéant ;
Tâche 2 : Appui au contrôle financier des programmes
Pour chaque rapport annuel :
» Lire et comprendre le résumé du projet et le rapport d’activités ;
» Vérifier la complétude du dossier transmis : rapport, annexes, outil financier, pièces justificatives ;
» Analyser les pièces justificatives (organisation, numérotation, conformité) ;
» Rédiger le rapport de contrôle financier ;
» Envoyer ce rapport aux responsables avec demande de retour et assurer le suivi (rappels, réception des corrections) ;
» Vérifier les compléments/corrections apportés ;
» Clôturer le contrôle : lancer une demande de DC ou de remboursement.
Les responsabilités listées ne sont pas exhaustives et pourraient être réajustées en fonction des besoins identifiés dans la mesure où ils restent cohérents avec les responsabilités générales de la fonction.
De manière générale, le collaborateur ou la collaboratrice se tiendra au courant de façon permanente de l’évolution des techniques, réglementations et recherches dans les matières dont elle est professionnellement chargée.
La personne fera preuve de proactivité et proposera régulièrement à ses supérieurs hiérarchiques et à ses collègues des éléments et des projets enclins à participer à la réalisation de ses tâches.
Par ailleurs, elle pourra être sollicitée à titre subsidiaire et exceptionnel pour contribuer au bon fonctionnement général de sa propre direction ou de celui de l’ARES.
POSITION DANS L’ORGANIGRAMME
» Supérieur hiérarchique : Tanguy Goethals, Directeur de la Coopération Internationale
» Supérieure fonctionnelle : Noémie Nyst, Responsable du programme Mobilité et Citoyenneté Mondiale.
» Cette fonction n’est pas amenée à gérer une équipe.
Si vous souhaitez plus d’informations sur cette fonction, vous pouvez contacter directement le service des ressources humaines à l’adresse recrutement@ares-ac.be :
CONDITIONS D’ACCÈS
» Être en possession du/des diplôme•s requis ou de leur équivalence octroyée par le service de la reconnaissance académique et professionnelle des diplômes étrangers d’enseignement supérieur du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moment de la candidature.
» Disposer de l’expérience souhaitée.
» Être de bonne vie et mœurs.
PROFIL
COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
» Compétences en communication :
» Excellente communication écrite et orale ;
» Très bonne aptitude relationnelle ;
» Capacité à s’exprimer, présenter et rédiger de manière claire, concise et objective, ainsi qu’à adapter son style rédactionnel à différents publics cible.
» Compétences techniques :
» Maitrise des outils bureautiques courants, en particulier Word, Excel, Power Point, courrier électronique, navigateur web et outils de visioconférence ainsi que de téléphonie ;
» Connaissance des méthodes de classement.
» Compétences administratives et financières
» Goût pour les chiffres et esprit analytique ;
» Bonne maîtrise d’Excel ;
» Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, PowerPoint, Outlook) ;
» Rigueur, précision, capacité de synthèse ;
» Organisation, méthode, gestion des priorités et du temps ;
COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES [CHOISIR CELLES QUI SONT NÉCESSAIRES]
» Gestion de l’information :
» Analyser l’information : vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information ;
» Gestion des tâches :
» Résoudre des problèmes : vous traitez et résolvez des problèmes de manière autonome. Vous cherchez des alternatives et mettez en oeuvre des solutions ;
» Gestion des collaborateurs :
» Soutenir : vous accompagnez les autres, vous servez de modèle et vous les soutenez dans leur fonctionnement quotidien
» Gestion des relations :
» Communiquer : vous vous exprimez, tant par écrit qu’oralement, de manière claire et compréhensible et vous rapportez les données de manière correcte ;
» Travail en équipe : vous créez et améliorez l’esprit d’équipe en partageant vos avis et vos idées. Vous discutez spontanément des dossiers avec les autres membres de l’équipe afin de faire circuler l’information.
» Agir de manière orientée service : vous accompagnez des clients internes et externes de manière transpartente, intègre et objective, vous leur fournissez un service personnalisé et vous entretenez des contacts constructifs.
» Gestion de son fonctionnement personnel :
» S’adapter : vous adoptez une attitude souple face au changement et vous vous adaptez aux circonstances changeantes et à des situations variées ;
» Faire preuve de fiabilité : vous agissez de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation. Vous respectez la confidentialité et les engagements et évitez toute forme de partialité ;
» Valeurs personnelles :
» Valeurs personnelles : autonomie, confiance en soi, convivialité, intégrité, respect de la diversité.
DIPLÔME REQUIS
» Certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ceci constitue une condition de recevabilité
EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES
» Une expérience professionnelle est un atout
Complément d'information
CONDITIONS D’ENGAGEMENT ET DE TRAVAIL
CONTEXTE DE LA FONCTION
» Entité administrative : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES).
» Lieu de travail : Académie de recherche et d’enseignement supérieur (ARES), Rue Royale 180 à 1000 Bruxelles.
CONDITIONS DE TRAVAIL
» Niveau : 2
» Catégorie : Administratif ;
» Type d’emploi : Contrat à durée déterminée (durée : 5 mois : du 25 août 2025 au 30 janvier 2026)
» Date d’entrée en fonction souhaitée : le 25 août 2025 ;
» Régime de travail : temps plein (38h00/semaine à raison de 7h36/jour prestées dans les conditions de l’horaire variable avec possibilité de récupération des heures excédentaires) avec 27 jours de congé annuel de vacances (en plus d’une semaine de congé d’office en fin d’année civile entre Noël et Nouvel An et les congés fériés légaux) ;
» Barème : 200/1 – niveau CESS
Traitement annuel brut indexé de minimum 30.310,31 € brut et de maximum 56.343,53 € brut + pécule de vacances + prime de fin d’année.
» Toute expérience professionnelle jugée utile à la fonction pourra être valorisée pécuniairement.
» Pour obtenir une estimation plus précise de votre future rémunération, rendez-vous sur la page suivante : simulateur de salaire
AVANTAGES
» Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile – lieu de travail ;
» Quota kilométrique remboursé pour les éventuels déplacements à effectuer dans le cadre de missions ;
» Titres-repas d’une valeur de 6,60 € par jour presté (avec retenue de 1,24 €) ;
» Assurance hospitalisation et autres avantages extralégaux ;
» Horaire de travail variable (arrivée entre 07h30-09h30 et départ entre 16h00-19h00) avec possibilité de télétravail;
» Proximité de plusieurs gares ferroviaires (Bruxelles-Congrès, Gare Centrale et Gare du Nord), de plusieurs stations de métro (arrêts Botanique et Parc) ainsi que de différents arrêts de tram et de bus ;
» Restaurant et cafétéria à prix avantageux au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;
» Accès au Service social de la Fédération Wallonie-Bruxelles (activités culturelles, cadeaux de circonstance, aide individuelle, etc.) selon les conditions en vigueur ;
» Mise à disposition d’un ordinateur portable
COMMENT POSTULER ?
» Vous pouvez poser votre candidature jusqu’au 29 juin 2025 inclus ;
» Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra nécessairement comporter :
» un curriculum vitae actualisé ;
» une lettre de motivation ;
» une copie du diplôme ;
» pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française (pour l’obtenir : 02 690 89 00 – Service des équivalences).
» Sur la base des lettres de motivation et des curriculum vitae, une sélection sur dossier sera opérée. Un test sur les compétences techniques requises et un entretien seront programmés avec les candidat•e•s retenu•e•s.
» Dates d’entretiens prévues le : 14 juillet 2025 ou 15 juillet 2025
Les dossiers de candidature seront adressés par mail à l’adresse : recrutement@ares-ac.be
L’ARES s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion. Nous encourageons vivement les candidatures de toutes les personnes qualifiées, quelle que soient leur situation de handicap, leur origine, leur genre, leur orientation sexuelle, leur âge ou leur religion. Pour toute personne en situation de handicap, des aménagements raisonnables peuvent être prévus tout au long du processus de sélection. Les personnes concernées dans le cadre d’une candidature sont invitées à informer la personne responsable de la sélection afin d’adapter les procédures en
conséquence.
Personne de contact
Nom :Mme Poncé
Email :recrutement@ares-ac.be
Tél. :2 225 45 11