Si l’évènement proposé est lié à tes études, ton cursus, tu peux directement contacter ta Direction.
Si ce n’est pas le cas, la démarche sera liée au type d’activité :
Quelle procédure pour votre activité ?
Vous souhaitez organiser une activité à la HELHa ou à l’extérieur ?
Selon le type d’événement, son ampleur, les horaires prévus, la présence éventuelle d’alcool et les besoins logistiques, différentes procédures s’appliquent.
Choisissez la formule correspondant à votre activité.
Formule 0 : Activité uniquement liée à un cours, à votre cursus
📅 Demande à introduire à votre DAE
Comment faire ?
Envoyez simplement un e-mail à votre DAE. Il/Elle se chargera du suivi.
Exemples
- Veillée de Noël
- Auberge Espagnole
- Revue
Cette formule est adaptée si :
- ✅ l’impact logistique est très limité ;
- ✅ l’activité est liée au cursus.
Formule 1 : Activité légère
📅 Demande à introduire au moins 5 jours avant l’activité
- Pour les activités liées à l’OEH, via ce Forms
- Pour toutes les autres activités, via ce Forms
Exemples
- Récolte de vivres sans stockage
- Stand d’information
- Distribution de produits emballés (chips, biscuits, etc.)
- Distribution de boissons non alcoolisées
- Activité organisée en journée
- Assemblée générale pendant les heures d’ouverture du site
Cette formule est adaptée si :
- ✅ l’impact logistique est très limité ;
- ✅ aucune boisson alcoolisée n’est prévue ;
- ✅ aucune préparation ou cuisson de nourriture n’est nécessaire ;
- ✅ l’activité ne se déroule pas en soirée.
Formule 2 : Activité de moyenne ampleur
📅 Demande à introduire via ce formulaire avant le 20 du mois précédant l’activité
Pour quelles activités ?
Activités organisées en journée ou en début de soirée, durant les heures d’ouverture du campus.
Exemples
- Conférence
- Projection de film
- Vente ou distribution de soupe, croque-monsieur, pain-saucisse, etc.
- Vente ou distribution de produits alimentaires emballés
- Assemblée générale en dehors des heures d’ouverture du site
Cette formule est adaptée si :
- ✅ l’activité se déroule principalement pendant les heures d’ouverture de la HELHa ;
- ✅ une consommation d’alcool limitée est éventuellement prévue, hors heures de cours ;
- ✅ une logistique modérée est nécessaire (local, matériel de projection, intervenant externe, etc.) ;
- ✅ une petite restauration est proposée.
Formule 3 : Activité plus importante se déroulant au sein de la HELHa
📝 Formulaire obligatoire
Cette formule concerne les activités organisées dans les infrastructures de la HELHa présentant un niveau de risque ou une ampleur plus importante.
Exemples
- Soirée étudiante
- Bal
- Garden-party
- Événement festif avec musique, sonorisation ou danse
- Activité organisée en soirée ou de nuit
- Événement avec bar ou service d’alcool
Cette formule s’applique notamment lorsque :
- ✅ de l’alcool est prévu ;
- ✅ l’activité a lieu en soirée ou durant la nuit ;
- ✅ de la musique amplifiée, une sonorisation ou une piste de danse sont prévues ;
- ✅ plusieurs facteurs de risque sont présents ;
- ✅ l’organisation mobilise fortement les ressources de la HELHa.
Formule 4 : Activité plus importante hors HELHa
📝 Formulaire complet obligatoire
Cette formule concerne les activités organisées à l’extérieur de la HELHa et présentant un niveau de risque ou une ampleur importante.
Exemples
- Soirée étudiante
- Bal
- Garden-party
- Événement festif avec musique, sonorisation ou danse
- Activité organisée en soirée ou de nuit
- Événement avec bar ou service d’alcool
Cette formule s’applique notamment lorsque :
- ✅ de l’alcool est prévu ;
- ✅ l’activité a lieu en soirée ou durant la nuit ;
- ✅ de la musique amplifiée, une sonorisation ou une piste de danse sont prévues ;
- ✅ plusieurs facteurs de risque sont présents ;
- ✅ l’organisation nécessite une coordination importante avec la HELHa.
Besoin d’aide ?
Si vous hésitez entre plusieurs formules, contactez la Cellule SAE Animation à l’adresse animation@helha.be avant d’introduire votre demande.