Descriptif de chaque étape

Etape 1 : Constitution du dossier de demande par l’étudiant·e au plus tard le 15/10/26 (ou au plus tard le 01/03/26 pour les demandes concernant uniquement le 2ème quadrimestre).  

Avant le 15/10 octobre, tu dois réaliser deux démarches indispensables :  

1. Compléter en ligne le formulaire de demande 
2. Envoyer par mail au référent inclusion un rapport médical circonstancié

(démarche 2 à faire uniquement lors de l’introduction de la première demande d’aménagement à la HELHa) 

Ce rapport médical circonstancié doit :  

• Être établi par un·e spécialiste dans le domaine médical ou par une équipe pluridisciplinaire en lien avec le diagnostic. Les documents complétés par le médecin traitant/généraliste ne sont pas recevables.  

• Dater de maximum deux ans au moment de la demande.  

Selon la pathologie, une mise à jour récente pourra être demandée afin d’établir tes besoins réels au moment de la demande.  

• Comprendre les informations suivantes :  le diagnostic, les difficultés à suivre le projet d’études, les recommandations nécessaires en lien avec le diagnostic. 

• Être signé et cacheté par le spécialiste qui a complété le document. 

Voici un modèle de rapport médical reprenant les informations attendues. 

Remarques : 

• Pour les étudiant·e·s en kinésithérapie ou ergothérapie qui demandent des aménagements pour la pratique sportive, ils doivent en plus du rapport médical circonstancié, transmettre un document supplémentaire spécifique complété par un médecin spécialiste en lien avec le diagnostic. Les documents complétés par un médecin traitant/généraliste ne sont pas recevables. 

• Si tu ne disposes pas de rapport récent concernant tes difficultés, nous te conseillons de prendre, au plus vite, rendez-vous avec un spécialiste pour effectuer un diagnostic.  

• Le Conseil social de la HELHa offre un remboursement forfaitaire de 100€ pour les frais de réalisation d’un bilan logopédique, neuropsychologique, … nécessaire à la rédaction du rapport circonstancié, à demander via ce formulaire. 

Etape 2 : Notification du statut d’étudiant bénéficiaire par le référent inclusion.  

Dans les 15 jours de la réception de ton dossier complet et recevable, ton statut d’étudiant bénéficiaire te sera notifié par la délivrance du document « passeport inclusif » dans ta boîte mail HELHa.  

Etape 3 : Analyse des besoins individuels par le référent inclusion. 

Dès la notification de ton statut d’étudiant bénéficiaire, ton référent inclusion te proposera de prendre rendez-vous pour discuter des aménagements nécessaires à mettre en place.  Cette rencontre est le moment de croiser les recommandations médicales et tes habitudes d’apprentissage.  Cette rencontre est obligatoire lors de l’introduction de ta première demande d’aménagements à la HELHa et ensuite, dans le cas de la survenance de nouvelles données médicales engendrant de nouveaux besoins d’aménagements.  

Etape 4 : Détermination des aménagements nécessaires par le référent inclusion et l’étudiant bénéficiaire. 

La rencontre débouche sur la détermination des aménagements nécessaires au regard de ton programme annuel d’études (PAE).  Le référent inclusion soumet à la direction aux enseignements les aménagements nécessaires à mettre en place. 

Etape 5 : Octroi des aménagements raisonnables et individualisés par la direction aux enseignements.  

La direction aux enseignements octroie les aménagements. Une rencontre entre la direction, toi et la cellule inclusion pourra être sollicitée au besoin.  

Etape 6 : Rédaction et signature du Plan d’Accompagnement Individualisé. 

Dans les deux mois de la réception de ton dossier complet, le Plan d’Accompagnement Individualisé précisant les aménagements convenus avec la direction sera rédigé par le référent inclusion.  Ce document devra être signé par chaque partie pour garantir la mise en place des aménagements durant toute l’année académique en cours.  

Etape 7 : Communication des aménagements convenus à l’équipe pédagogique 

La direction aux enseignements informe les enseignants des aménagements à mettre en place.  En complément, tu es invité à sensibiliser tes enseignants en leur faisant part de tes difficultés.